Vad är en kunskapsdatabas?
En kunskapsdatabas är helt enkelt platsen där du samlar all information som din AI-agent ska kunna använda för att svara på frågor. Det kan vara FAQ:er, filer eller länkar (URL:er) till sidor med relevant innehåll.
AI:n använder allt material i databasen för att förstå sammanhang, hitta rätt svar och ge smartare, mer träffsäkra svar till användaren.
Man kan säga att kunskapsdatabasen fungerar som AI:ns minne, ju bättre och mer uppdaterad information du fyller den med, desto smartare blir den.
Den här guiden visar hur du skapar en ny kunskapsdatabas och fyller den med innehåll som hjälper AI-agenterna att svara snabbt, korrekt och på rätt sätt.
Skapa och aktivera en kunskapsdatabas
- Öppna organisationsinställningarna
Klicka på kugghjulet och välj Organisationsinställningar.
- Gå till AI och öppna Kunskapsdatabaser
Klicka på “ AI” och sedan på Kunskapsdatabaser.
Här visas alla befintliga databaser som AI-agenter kan använda.
- Skapa en ny databas
Klicka på “+ Skapa kunskapsbas”.
Ge databasen ett tydligt namn, till exempel “Produktinfo AI” eller “SupportFAQ AI”.
- Lägg till FAQ:er
Klicka på “Lägg till FAQ” och ange frågan samt svaret i respektive fält.
FAQ:er hjälper AI:n att snabbt ge svar på vanliga frågor.
- Ladda upp filer
Klicka på “Lägg till fil”. Du kan ladda upp PDF, DOCX, TXT, MD eller CSV.
Dessa filer kan innehålla detaljerad information som AI:n kan läsa och indexera.
- Lägg till webbadresser (URL:er)
Klicka på “Lägg till URL” och ange relevanta länkar – till exempel interna guider, externa artiklar eller dokument online.
AI:n läser dessa sidor och använder dem för att bygga upp sin kunskapsbas.
- Lägg till Zendesk Help Center (valfritt)
Om ert Help Center finns i Zendesk kan du ange dess Help Center-URL. Då indexeras hela Help Centret i appen, så att AI:n kan använda innehållet som källa.
- Skapa databasen
Klicka på “Skapa” för att spara och aktivera databasen.
Den blir nu tillgänglig för dina AI-agenter att använda.
Tips: Så bygger du upp en effektiv kunskapsdatabas
När du har skapat din första kunskapsdatabas är nästa steg att fylla den med rätt innehåll och strukturera den på ett sätt som gör det enkelt för AI:n att hitta relevant information. Här är några rekommendationer:
1. Bygg databaser efter kontext
Skapa separata kunskapsdatabaser för olika områden eller avdelningar.
Det gör att AI:n kan svara mer träffsäkert och att ni enklare kan hålla informationen uppdaterad.
Exempel:
- Support – felsökningsguider, vanliga frågor, instruktioner.
- Sälj – produktbeskrivningar, prisinformation, värdeargument.
- Ekonomi – fakturahantering, betalningsvillkor, avtalsfrågor.
På så sätt slipper ni att en säljfråga blandas ihop med supportsvar.
2. Börja med väldokumenterade filer
Bygg grunden med filer som förklarar era processer, rutiner och produkter.
En välskriven PDF, DOCX eller TXT-fil blir ett bra underlag för AI:n att läsa in och förstå helheten.
Tips:
- Dela upp längre dokument i tydliga rubriker.
- Använd ett enkelt språk, AI:n tolkar klara meningar bäst.
- Uppdatera filerna regelbundet.
3. Lägg till FAQ:er för snabba och enkla svar
FAQ:er passar perfekt för korta frågor som ofta återkommer.
Skriv varje fråga och svar tydligt och fokusera på det viktigaste.
Exempel:
Fråga: Hur ofta uppdateras systemet?
Svar: Systemet uppdateras automatiskt varje natt vid 03:00.
Skapa gärna flera FAQ:er per ämne det hjälper AI:n att svara snabbare.
4. Använd URL:er för publika sidor
Om ni redan har guider eller artiklar publicerade online kan ni lägga till deras URL:er.
AI:n läser in innehållet och använder det som källa vid frågor.
Bra exempel på URL:er:
- Help Center-artiklar.
- Produktsidor.
- Statussidor eller nyhetsflöden.
5. Håll kunskapsbasen levande
Se kunskapsdatabasen som ett levande bibliotek.
Granska den regelbundet och uppdatera när något ändras.
Checklist:
- Ta bort gamla dokument.
- Lägg till nya FAQ:er när ni får återkommande frågor.
- Kontrollera att länkar och URL:er fortfarande fungerar.
6. Tänk helhet
AI:n blir så bra som materialet du ger den.
Ju mer strukturerat, tydligt och uppdaterat innehållet är, desto bättre svar ger AI:n.