Generell information
AI-telefonisten hanterar inkommande samtal automatiskt, kopplar vidare till rätt person och kan ge enkla svar till den som ringer.
Den kan även känna igen användare, lämna meddelanden och slå upp information från kopplade system.
I den här guiden går vi igenom hur du aktiverar en AI-telefonist i lynes.
Aktivera AI-telefonist
1. Gå till organisationsinställningarna
Klicka på kugghjulet och välj Organisationsinställningar.
Gå till Telefonisystem och klicka på Telefonister.
2. Skapa ny AI-telefonist
Klicka på + Skapa ny AI-telefonist.
Ange ett namn på telefonisten, till exempel Reception AI eller Växeltelefonist.
3. Välj AI-agent
Välj vilken AI-agent som ska agera som telefonist.
4. Lägg till supervisors
Under Supervisors väljer du vilka som ska ha tillgång till samtalshistoriken via AI-telefonistens kontaktsida.
5. Ange telefonnummer
Skriv in det telefonnummer som inringare når AI-telefonisten på.
6. Fyll i faktureringsnummer
Ange vilket faktureringsnummer som debiteras vid vidarekoppling av samtal.
7. Skapa rollbeskrivning
Under Rollbeskrivning anger du hur telefonisten ska uppföra sig och vad den ska göra.
En bra rollbeskrivning gör att AI:n förstår sitt uppdrag på samma sätt som en mänsklig kollega.
8. Skriv en hälsningsfras
Detta är det första svaret som AI-telefonisten ger när ett samtal kopplas upp.
Exempel:
“Hej och välkommen till Lynes! Hur kan jag hjälpa dig?”
9. Välj åtgärder
Under Åtgärder väljer du vad AI-telefonisten får göra:
- Lämna meddelanden
- Koppla samtal
- Skicka SMS
10. Välj målgrupp för åtgärder
Ange vilka användare AI-telefonisten ska kunna interagera med.
11. Lägg till användare
Under Användare väljer du vilka personer, team eller roller som ska vara tillgängliga för AI-telefonisten.
12. Definiera samarbeten
Ange vilka svarsgrupper, knappval och andra AI-telefonister som den ska kunna samarbeta med.
13. Ställ in åtkomst till information
Under Åtgärdsmottagare och informationsåtkomst anger du vilken information AI-telefonisten ska kunna slå upp om användare och uppringare.
Exempelvis:
- namn
- e-postadress
- linjestatus
- aktivitetsstatus
- data från kopplingar som HubSpot
14. Förhandsgranska AI-telefonisten
Klicka på Förhandsgranska för att testa hur AI-telefonisten beter sig innan du sparar.
Tips – välj rätt åtgärder
Du väljer själv hur avancerad din AI-telefonist ska vara.
En enkel telefonist kan till exempel bara svara, hälsa och koppla samtal.
En mer avancerad kan hämta information från system, lämna meddelanden och vidarebefordra SMS.
Varför rollbeskrivningen är avgörande?
En tydlig och genomtänkt rollbeskrivning är faktiskt den viktigaste faktorn för om AI-agenten lyckas eller inte.
Det handlar inte bara om vad agenten ska göra utan också hur den ska uppträda, kommunicera och prioritera i olika situationer.
För att få riktigt bra resultat behöver rollbeskrivningen leva och utvecklas över tid.
Tänk på den som ett dokument ni ständigt kan justera utifrån hur agenten faktiskt beter sig i verkliga kunddialoger.
När ni har aktiverat AI-agenten, ta er tid att se hur den fungerar i praktiken och uppdatera sedan rollbeskrivningen utifrån vad som funkar bra och vad som kan bli ännu bättre.
Att skapa en effektiv AI-agent är alltså inget “one and done”-projekt – det kräver lite engagemang, nyfikenhet och löpande finjustering.
Men det är också just det som gör skillnaden för hur bra agenten presterar och hur väl den lyckas ge era kunder en riktigt bra upplevelse.